Seis claves esenciales para un VSM efectivo
El mapeo de la cadena de valor es una herramienta tremendamente valiosa para mejorar un proceso, adecuada para una amplia gama de industrias y situaciones. Un mapa de cadena de valor (Value Stream Map) ilustra el flujo de materiales e información y todas las transacciones que ocurren a medida que un producto o servicio avanza en un proceso, bajo el enfoque de la metodología Lean, sea Lean Manufacturing, Lean Services, o Lean Healthcare.
El mapeo de la cadena de valor (VSM) es una herramienta diseñada, en primer lugar, para comprender la situación actual y planificar mejoras. Un mapa de cadena de valor de estado actual representa la situación actual tal como está. Un mapa de cadena de valor de estado futuro muestra cómo debería verse la cadena de valor después de implementar las mejoras planificadas. Crear un mapa de la cadena de valor del estado actual de su proceso lo ayuda a enfocarse en áreas de desperdicio como exceso de inventario, actividades de valor no agregado y problemas. No es una tarea fácil, pero hacer un buen mapa de la cadena de valor es una excelente manera de priorizar y enfocar un esfuerzo de mejoramiento hacia obtener el mayor impacto operativo y financiero.
Hay una tendencia a omitir el mapeo del estado actual e ir directamente al mapa de estado futuro. Pero si no entendemos el proceso actual, realmente no podemos tomar decisiones inteligentes sobre cómo podría o debería verse el futuro estado actual, o por donde comenzar a atacar los problemas que presenta el proceso. Muchas organizaciones y analistas quieren omitir el desarrollo del mapa de estado actual y comenzar a generar ideas para mejorar: primer error. Omitir el mapa de estado actual es como iniciar un proyecto de construcción sin inspeccionar el terreno o visitar el sitio. Hacerlo puede conducir a una situación en donde construir sea inviable.
Los siguientes consejos lo ayudarán a desarrollar mapas de cadena de valor (VSM) precisos, útiles para impulsar la mejora continua:
1. Defina su cadena de valor.
Identifique los pasos básicos del proceso antes de realizar su VSM. Debe comprender lo que representa valor a ojos del cliente y utilizarlo como punto de partida. Incluya todas las actividades necesarias para llevar un producto de “materias primas” a las manos del cliente o brindar servicio a un público objetivo. Para cada paso del proceso, llegue a un consenso acerca de los datos relevantes en cada etapa del mapa – tiempos de puesta a punto, porcentaje de rechazo, tiempo de ciclo, número de turnos, scrap, tiempo disponible de trabajo, tiempo operativo de máquina, etc.
2. Defina su familia de producto o servicio (a qué producto(s) aplica su mapa).
En la mayoría de casos, una organización no solo produce o entrega un solo producto o servicio sino que su oferta es variada, con diferentes requerimientos de proceso. Una matriz de familia de producto es esencial: en las columnas de la matriz se listan todos los procesos que ocurren en la compañía y en las filas, todos los productos que se ofrecen al mercado. Posteriormente se identifican los procesos que aplican para cada uno de los productos ofrecidos. Esto permite al analista identificar familias de productos, con una aclaración esencial: cada familia de producto requerirá un VSM diferente y único.
3. Haga su mapa de cadena de valor con lápiz y papel.
En el mercado hay una infinidad de herramientas y software para el mapeo de procesos. No obstante se pueden obtener excelentes resultados con lápiz y papel; es recomendable al menos iniciar de esta manera. Esto ayuda a su equipo de Value Stream Mapping a familiarizarse con el proceso y a facilitar e incentivar la realización de cambios en el mismo. Una vez haya consenso de que se ha obtenido el mapa de estado actual final, puede proceder a digitalizarlo si así lo desea.
4. Capture el proceso real en el lugar en donde ocurre (vaya al Genba).
Describa el proceso tal como opera actualmente, no cómo se supone que debe funcionar. Es indispensable acudir al área de trabajo cuando se busca levantar un mapa de cadena de valor. Recorra el proceso para asegurarse de que el flujo de materiales e información sea preciso. Obtendrá mucho más conocimiento del proceso si es testigo de los eventos usted mismo. Un VSM incorrecto puede llevar a conclusiones erróneas que derivarán en fracasos en la implementación de mejoras, mejoras que poco o ningún impacto generan, y generar la pérdida de valioso tiempo a los equipos de mejora.
5. Analice todo el flujo de valor.
Demasiados practicantes de Lean se saltan el análisis de flujo de valor y se enfocan directamente a la identificación de fuentes específicas de desechos y a eliminarlos. Desafortunadamente esto a menudo resulta en mejoras locales, y rara vez en mejoras generales significativas en la cadena de valor general o en un producto mejorado para el cliente. Para tener un impacto significativo, debe comenzar por racionalizar todo el flujo de valor, y solo después de eso, profundizar en procesos específicos para eliminar el desperdicio. Su mapa puede revelar una serie de áreas potenciales para mejorar. ¿Cuáles marcarán la mayor diferencia en el cumplimiento de los requisitos del cliente?
6. Desarrolle su plan de mejora.
Cree un mapa de estado futuro a partir del mapa de estado actual. Su mapa de estado actual sugiere dónde enfocar sus esfuerzos, para que pueda generar un mapa que muestre cómo fluirá el valor a través de un proceso mejorado. Enumere las acciones que deben ocurrir para mejorar el proceso. Tome un enfoque paso a paso para poner su plan en acción, luego actualice su mapa de estado futuro a medida que implemente cada paso.
Tómese su tiempo durante el mapeo. Una lista de verificación de las etapas del proceso de mapeo y de los elementos que deben incluirse en el mapa es de gran valor. Cuando crea que tiene su mapa completo, valídelo con sus partes interesadas, asegúrese de que sea representativo de lo que realmente sucede. Use esto para resolver cualquier problema con el mapa. No dé por sentado esta etapa: un VSM mal desarrollado sin duda se encontrará con una situación en donde las partes interesadas lo criticarán, desacreditarán y finalmente ignorarán.
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